Mails sichern und archivieren

Ein Guide gegen volle Postfächer und verlorene Mails

In diesem Text erfahren Sie, wie Sie Ihre Mails verlässlich sichern, warum Sie das tun sollten, und wie Sie damit überfüllten Postfächern vorbeugen können.

Mails – gerade im geschäftlichen Umfeld, aber auch im Privaten – beherbergen oft einen großen Wissensschatz. Dies beginnt bei einfachen Terminen, Kontaktdaten und kann bis hin zu komplexen Dateisammlungen gehen. Dieser Schatz sollte und muss regelmäßig lokal gesichert und archiviert werden, schon allein aus Gründen der Dokumentations- und Nachweismöglichkeit. Fast jedes Mailprogramm (wie beispielsweise Outlook, Thunderbird oder AppleMail) bietet diese Möglichkeit an.

Vorweg ein Glossar der verwendeten Begrifflichkeiten:

• Mailclient: Als Mailclient werden die Programme bezeichnet, mit denen Mails abgerufen und gelesen werden können. Das sind zum Beispiel Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird oder AppleMail.
• PDF: Das Dateiformat PDF ist mittlerweile Standard, wenn es um Schriftstücke oder die Darstellung von Bildern geht. Unabhängig vom verwendeten Programm des Nutzers werden die Inhalte immer verlässlich gleich angezeigt.
• HTML: Das ist eine textbasierte Auszeichnungssprache und die Grundlage des World Wide Web. HTML dient dazu, einen Text zu strukturieren und wird oft bei Mails eingesetzt.
• Add-on: Das sind kleine, zusätzliche Programme innerhalb von Programmen, die eben dieses um einige Funktionen erweitern.
• IMAP: IMAP steht für „Internet Message Access Protocol“. Bei dieser Einstellung holt der Mailclient nur die wirklich benötigten Informationen vom Server ab. Die Mails selbst bleiben dabei auf dem Server und können jederzeit auch von anderen Geräten abgerufen werden.
• Exchange: Exchange funktioniert ähnlich wie IMAP und ist der Microsoft-eigene Dienst für Mailtransport.

Exportmöglichkeiten und -formate
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Mails zu sichern, zu archivieren und wiederherzustellen. Für ein verlustfreies Backup bieten sich die Formate PST, MBOX, EML und MSG an. Mit diesen Formaten ist nicht nur eine Sicherung möglich, sondern oftmals sogar ein Wechsel zu einem anderen Mailclient. Es folgt eine Übersicht aller gängigen Formate und eine Erklärung hierzu:

• OST / PST: Das sind Formate, die von Microsoft Outlook genutzt werden. Andere Mailprogramme können diese Formate nur über Umwege lesen. Diese sind daher nur für Outlook-Nutzer zu empfehlen.
• MBOX: Dieses Format gilt als eines der sichersten und zuverlässigsten Formate für das Sichern von Mails. Neben den eigentlichen Mails wird hier ebenfalls die Ordnerstruktur mitgesichert. Außerdem gibt es zahlreiche Programme – neben den eigentlichen Mailclients – um Backups im MBOX-Format zu lesen.
• EML: Dieses Format stammt ursprünglich von Mozilla Thunderbird. Der Nachteil hierbei ist, dass eine EML-Datei nur jeweils eine Mail enthalten kann. Das macht das Format für große Postfächer unbrauchbar.
• MSG: Das ist das Microsoft-Gegenstück zu EML. Für einzelne Mails ist das praktikabel, nicht jedoch für ganze Postfächer.

Neben diesen Formaten gibt es natürlich noch die Möglichkeit, Mails als PDFs oder reinen HTML-Text zu exportieren und so zu speichern. Fast jeder Mailclient bietet die Möglichkeit, Mails in Form von PDFs zu sichern. Dies bietet sich vor allem zum endgültigen Archivieren von Mails an, da diese aus einem PDF nicht wiederhergestellt werden können, sondern nur noch gelesen werden können. Der Nachteil hierbei ist, dass die Ordnerstruktur nicht mitgespeichert werden kann. Ebenso verhält es sich bei reinem HTML-Text.

Sicherungen erzeugen bei bestimmten Mailclients
Möchten Sie nun im Speziellen eine Sicherung anlegen, zeigen wir Ihnen im Folgenden, wie Sie bei den gängigsten Mailclients vorgehen können.

• Microsoft Outlook: Als Grundlage nutzen wir hier die aktuelle Outlook 365 Version. Um eine Sicherung anzulegen, klicken Sie im geöffneten Programm auf „Datei“, danach auf „Öffnen und exportieren“ und wählen Sie dann die Schaltfläche „Importieren / Exportieren“ aus. Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster und Sie können auswählen, wie Sie Ihre Mails sichern wollen. Hier finden Sie eine passende Anleitung: https://support.microsoft.com/de-de/office/sichern-der-e-mails-e5845b0b-1aeb-424f-924c-aa1c33b18833
• Mozilla Thunderbird: Hier ist das Sichern von Inhalten etwas komplexer. Zunächst benötigen Sie ein Add-on namens „ImportExportTools NG“, welches Sie über „Extras/Add-ons“ hinzufügen können. Mit diesem Add-on können Sie nicht nur Ihre Mails sichern, Sie können damit auch regelmäßige Backups anstoßen. Bei „Einstellungen“ finden Sie dazu alle notwendigen Informationen. Hier finden Sie eine Dokumentation des Add-ons: https://addons.thunderbird.net/de/thunderbird/addon/importexporttools-ng/
• AppleMail: Das Sichern von Mails ist hier sehr simpel. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Postfach und wählen Sie „Postfach exportieren“ aus. AppleMail erzeugt dann eine MBOX-Datei, die Sie auch in andere Mailclients übertragen können.
  Falls Sie einen anderen Mailclient verwenden, finden Sie im Internet zu fast allen Programmen eine Anleitung, wie man Mails in diesen Programmen sichert.

Sicherung gegen überfüllte Postfächer
Viele Menschen haben oftmals mit überfüllten Postfächern zu kämpfen. Sicherungen bieten daher eine gute Möglichkeit, Ordnung im Postfach zu schaffen und ausmisten zu können, ohne auf Daten verzichten zu müssen. Vor allem bei Abrufen der Mails über IMAP oder Exchange ist dies schnell der Fall.
Vergewissern Sie sich, ob die Sicherung auch erfolgreich war und ob wirklich alle zu sichernden Daten gespeichert wurden. Dann können Sie damit beginnen, Mails aus Ihrem Postfach zu löschen und somit wieder Platz für Neues schaffen.

Abschließender Hinweis
Alle diese Methoden – auch die Sicherung als PDF – bieten zwar eine (vollständige) Sicherung aller Mails und deren Inhalte an, jedoch sind diese Sicherungen nicht GoBD-konform. GoBD bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und bezeichnet eine Form der Aufbewahrung elektronischer Datensätze, die im Nachgang nicht mehr verändert werden können. Dies ist bei dieser Art der Sicherung allerdings noch möglich. Eine GoBD-konforme Sicherung wird dann notwendig, wenn Sie über die zu sichernden Mails Geschäftliches abwickeln. Sollten Sie diese Art von Archivierung benötigen, bietet Ihnen MailStore beispielsweise eine sehr gute Lösung an: https://www.mailstore.com/de/